I. Pendahuluan
Masyarakat sebagai pengguna jasa pendidikan sangat dipengaruhi oleh trend yang berubah sewaktu-waktu. Sarlito W. Sarwono memberi gambaran sebagai berikut:
Maju dan berkembangnya peradaban dunia juga mempengaruhi alat pendukungnya, diantaranya adalah teknologi komunikasi yang penggunaanya sebagai alat bantu untuk memproses dan mentransfer perangkat data informasi yang dibutuhkan, teknologi komunikasi pula sebagai sebab masuknya norma dan nilai baru dari luar yang pada gilirannya norma dan nilai baru ini masuk ke dalam lingkungan kehidupan keluarga dan masyarakat.[1]
Lembaga pendidikan hanya dapat mengontrol domain internal, baik yang berhubungan dengan operasional pendidikan maupun sistem informasi. Sedangkan domain eksternal berada diluar kontrol lembaga pendidikan tersebut.
Pada kenyataannya komponen ekternal sangat mempengaruhi komponen internal lembaga pendidikan seperti kebijakan pemerintah dalam menetapkan anggaran pendidikan yang sangat integral mempengaruhi perubahan strategi lembaga pendidikan. Persaingan yang terjadi antar lembaga pendidikan sebenarnya adalah bagaimana melakukan pendayagunaan terhadap sumber daya yang dimiliki sehingga menghasilkan jasa pendidikan yang lebih baik, harga terjangkau, kualitas terbaik, dan dapat disajikan tepat waktu dari pesaing yang berada di luar jangkauan lembaga pendidikan tersebut.
Perubahan terjadi secara cepat karena terbukanya arus komunikasi dan informasi global. Persaingan yang terjadi cenderung menciptakan lingkungan yang berubah secara cepat dan dinamis. Lembaga pendidikan dituntut untuk cepat beradaptasi dengan lingkungan luar. Oleh karena itu, secara langsung maupun tidak langsung kemajuan teknologi informasi akan memberikan dampak yang signifikan terhadap pengelolaan lembaga pendidikan.[2]
Keberadaan sistem informasi merupakan salah satu komponen yang tidak dapat dipisahkan dari aktivitas pendidikan itu sendiri. Kedua hal tersebut memiliki tingkat ketergantungan yang cukup tinggi dalam membentuk karakteristik dunia pendidikan. Hubungan keduanya saling berkaitan antar satu sama lain. Pendidikan sebagai penggerak dari sistem pendidikan informasi. Begitu pula,sistem informasi merupakan komponen keberhasilan proses pendidikan.
Makalah ini akan membahas tentang bagaimana sistem informasi menjadi kunci keberhasilan lembaga pendidikan dalam bersaing dengan lembaga lainnya.
II. Pembahasan
A. Lingkungan Pendidikan
Lingkungan Pendidikan adalah segala sesuatu yang ada di luar diri anak dalam alam semesta ini yang menjadi wadah atau wahana, badan atau lembaga berlangsungnya proses pendidikan yang merupakan bagian dari lingkungan sosial. Secara umum fungsi lingkungan pendidikan adalah membantu peserta didik dalam berinteraksi dengan berbagai lingkungan sekitarnya (fisik, sosial, dan budaya), dan utamanya berbagai sumber daya pendidikan yang tersedia agar dapat dicapai tujuan pendidikan yang optimal. Selain itu, penataan lingkungan pendidikan tersebut terutama dimaksudkan agar proses pendidikan dapat berkembang efisien dan efektif.
Sebuah lembaga pendidikan memiliki komponen-komponen yang diperlukan untuk menjalankan operasonal pendidikan, seperti siswa/mahasiswa, sarana-prasarana, struktur organisasi, proses, sumber daya manusia (pendidik) dan biaya organisasi. Adapun sistem informasi terdiri dari komponen-komponen pendukung lembaga pendidikan yang berfungsi untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan pihak pengambil keputusan saat melakukan aktivitas pendidikan.[3]
Sistem informasi terbentuk dari komponen-komponen perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat manusia (brainware). Dalam teori manajemen untuk menjalankan sebuah lembaga pendidikan, strategi lembaga pendidikan dan strategi sistem informasi harus saling mendukung sehingga dapat menciptakan keunggulan bersaing (competitive advantage) lembaga pendidikan yang bersangkutan.
Para ahli di bidang teknologi informasi telah meramalkan bahwa akan terjadi revolusi besar-besaran dalam kehidupan manusia. Abad informasi diikuti oleh abad bioteknologi yang akan menghasilkan lingkungan makro yang sama sekali jauh berbeda dengan yang saat ini dan secara mikro, hal tersebut tersebut akan berpengaruh terhadap kehidupan setiap individu dalam beriorentasi maupun berprilaku.
Perubahan dan perkembangan yang digambarkan sebagai sebuah revolusi tersebut pasti akan mempengaruhi domain internal dari sebuah lembaga pendidikan. Oleh karena itu, lembaga pendidikan hendaknya mampu merespon perubahan tersebut dengan penyesuaian strategi/kebijakan sesuai dengan perkembangan sistem teknologi informasi.
B. Teknologi Informasi Mendorong Keunggulan Bersaing Lembaga Pendidikan
Sistem informasi manajemen merupakan sistem operasional yang melaksanakan beraneka-ragam fungsi untuk menghasilkan luaran yang berguna bagi pelaksanaan operasi dan manajemen organisasi yang bersangkutan.[4] Penggunaan sistem informasi juga sudah banyak dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan. Keberadaan internet membuka sumber informasi yang tadinya susah diakses. Akses terhadap sumber informasi bukan menjadi malasah lagi. Perpustakaan merupakan salah satu sumber informasi yang mahal harganya. Internet memungkinkan seseorang di Indonesia untuk mengakses perpustakaan di Amerika Serikat. Mekanisme akses perpustakaan dapat dilakukan dengan menggunakan program khusus, aplikasi telnet atau melalui web browser. Sudah banyak cerita tentang pertolongan internet dalam penelitian, tugas akhir. Tukar menukar informasi atau tanya jawab dengan pakar dapat dilakukan melalui internet.
Tanpa adanya internet banyak tugas akhir dan tesis yang mungkin membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk diselesaikan. Kerjasama antar pakar dan juga dengan mahasiswa yang letaknya berjauhan secara fisik dapat dilakukan dengan lebih mudah. Dahulu seseorang harus berkelana atau berjalan jauh untuk menemui seorang pakar untuk mendiskusikan sebuah masalah. Saat ini hal ini dapat dilakukan dari rumah dengan mengirimkan email. Makalah dan penelitian dapat dilakukan dengan saling tukar menukar data melalui Internet, via email, ataupun dengan menggunakan mekanisme file sharring. Sharring informasi juga sangat dibutuhkan. dalam bidang penelitian agar penelitian tidak berulang (reinvent the wheel). Hasil-hasil penelitian di perguruan tinggi dan lembaga penelitian dapat digunakan bersama-sama sehingga mempercepat proses pengembangan ilmu dan teknologi.
Distance learning dan virtual university merupakan sebuah aplikasi baru bagi Internet. Jika pendidikan hanya dilakukan dalam kelas biasa, berapa jumlah orang yang dapat ikut serta dalam satu kelas? Jumlah peserta mungkin hanya dapat diisi 50 orang. Virtual university dapat diakses oleh siapa saja, darimana saja. Bagi Indonesia, manfaat-manfaat yang disebutkan di atas sudah dapat menjadi alasan yang kuat untuk menjadikan internet sebagai infrastruktur bidang pendidikan.
Zulkifli Amsyah menyatakan bahwa Perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak jaringan, sekarang lebih meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kecepatan pekerjaan dan pelayanan pelanggan.[5]Teknologi informasi sendiri merupakan salah satu senjata persaingan. Hal itu dikarenakan teknologi informasi merupakan salah satu alat untuk meningkatkan efisiensi aktivitas operasional lembaga pendidikan.
Fenomena yang nampak dalam masyarakat sekarang ini adalah kecenderungan masyarakat untuk memilih lembaga pendidikan yang telah memiliki perangkat teknologi informasi yang memadai untuk mendukung berbagai aktivitas operasional lembaga pendidikan tersebut. Hal itu disebabkan oleh penilaian masyarakat tentang kualitas pendidikan dapat dilihat dari kemampuan sebuah lembaga pendidikan dalam memberikan pelayanan jasa pendidikan, diantaranya penggunaan teknologi informasi. Setidaknya teknologi informasi yang tepat guna bagi dunia pendidikan, dapat menyajikan aktivitas sebuah lembaga pendidikan secara lebih cepat dan menarik sehingga memiliki nilai tambah dan daya tarik bagi masyarakat sebagai pengguna jasa lembaga pendidikan tersebut.
Michael Porter, dalam manjemen strategi memperkenalkan Lima Kekuatan (Five Forces) yang harus dicermati oleh pimpinan lembaga pendidikan. Lima Kekuatan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Persaingan antar lembaga pendidikan yang sudah ada (rivalry among existing institution).
Kekuatan ini berasal dari lembaga-lembaga pendidikan yang menawarkan program pendidikan yang relatif sama di mata masyarakat pengguna jasa pendidikan. Secara prinsipil, strategi penerapan teknologi yang dijalankan terhadap lembaga pendidikan yang semacam ini adalah bagaimana menciptakan program pendidikan yang harganya terjangkau, kualitasnya baik, dan disajikan tepat waktu. Tujuannya adalah menyediakan program pendidikan yang lebih murah (cheaper), lebih baik (better) dan lebih cepat (faster).
2. Ancaman dari lembaga pendidikan pendatang baru (threat of new entrant).
Datangnya pendatang baru dalam dunia pendidikan merupakan jenis kekuatan kedua yang harus diperhatikan oleh lembaga pendidikan. Dalam era globalisasi informasi, lembaga pendidikan baru adalah lembaga pendidikan yang secara fisik datang dan berada pada lingkungan (lokal, regional, maupun nasional) lembaga pendidikan tersebuat berada. Adapun lembaga baru di negara lain dan kekuatan informasinya dapat pula menawarkan program pendidikan melalui jalur komunikasi internet.
3. Ancaman dari lembaga pendidikan yang menawarkan jasa pendidikan pengganti (threat of substitute educations service).
Ancaman ini datang dari kemampuan teknologi informasi untuk menciptakan program pendidikan pengganti dari program pendidikan yang sudah ditawarkan.
4. Kekuatan tawar-menawar pemasok/masyarakat yang membutuhkan jasa pendidikan (bargaining power of suppliers).
Jika sebelumnya datang secara langsung dari para pesaing lembaga pendidikan yang bersangkutan, ancaman keempat berasal dari komponen rekan yang merupakan pemasok. Dalam hal ini, calon jasa penyaji pendidikan (pendidik) ataupun juga pemangku kebijakan yang berkepentingan untuk menciptakan jasa pendidikan yang berkualitas.
5. Kekuatan tawar-menawar pembeli (bargaining power of buyer).
Kekuatan berikutnya merupakan kemampuan tawar menawar dari para pengguna jasa pendidikan. Faktor yang mempengaruhinya antara lain minat masyarakat serta kemampuan ekonomi masyarakat tersebut.
Kekuatan ini dengan mudah bertambah karena beberapa faktor berikut:
a. Era globalisasi telah membuka batas-batas geografis negara sehingga program pendidikan sejenis maupun program pendidikan pengganti yang ditawarkan akan membanjir pasar lokal.
b. Prinsip program jasa pendidikan yang ditawarkan lembaga pendidikan international biasanya lebih baik dibandingkan dengan jasa pendidikan lokal.
c. Berlakunya undang-undang yang secara efektif melindungi konsumen (pengguna jasa pendidikan ) dari perilaku pendidikan yang melakukan kesalahan.
d. Kebutuhan penggunaan jasa pendidikan yang semakin bertambah sejalan dengan tantagan baru dalam dunia bisnis, terutama pesatnya perkembangan teknologi informasi.
C. Menciptakan Keunggulan Bersaing Lembaga Pendidikan
Salah satu fasilitas yang ditawarkan oleh teknologi informasi dalam dunia pendidikan adalah pembentukan jaringan komunikasi antar lembaga pendidikan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Sistem antarorganisasi (inter organizational system/IOS) akan terbentuk jika dua atau lebih organisasi (lembaga pendidikan) kerja sama dalam pemakaian teknologi informasi. Secara integral ada tiga jenis sistem yang di tawarkan lembaga pendidikan untuk mengimplementasikan IOS, yaitu:
1. Intranet : jaringan internal lembaga pendidikan yang menghubungkan antar kantor pusat dan kantor cabang yang terpisah secara geografis, baik lokal maupun regional.
2. Internet : jaringan komputer publik yang berorientasi sebagai penghubung lembaga pendidikan dengan para pengguna program pendidikan atau calon siswa atau mahasiswanya.
3. Ekstranet : jaringan yang dibangun sebagai alat komunikasi antar lembaga pendidikan dan lembaga pendukungnya, seperti kementerian pendidikan, masyarakat, pemerintahan, dan dunia usaha.
Lembaga pendidikan yang tertarik untuk melakukan IOS biasanya memiliki beberapa alasan populer yang mendasarinya, yaitu sebagai berikut :
1. Program baru (new programme)
Tujuan diadakannya kerja sama antar lembaga pendidikan adalah untuk menghasilkan jasa pendidikan yang tidak mungkin dihasilkan oleh lembaga pendidikan tersebut jika berdiri sendiri.
2. Pelayanan baru (new service)
Disamping sarana pelayanan pendidikan yang bersifat fisik, pelayanan baru juga mungkin ditawarkan oleh lembaga pendidikan yang bekerja sama.
3. Efisiensi
Motif ketiga yang mendorong sebuah lembaga pendidikan mengadakan kerja sama antar lembaga pendidikan yaitu untuk efisiensi (terlaksanannya proses yang lebih murah dan cepat).
4. Hubungan antara lembaga pendidikan dan masyarakat
Bentuk kerja sama lain terjadi antara lembaga pendidikan dan masyarakat, baik sebagai penyedia calon siswa atau mahsiswa untuk lembaga pendidikan ataupun sebagai pengguna jasa pendidikan tersebut.[6]Bentuk penggunaan sistem informasi dapat berupa layanan sistem informasi akademik di sekolah atau di universitas. Siswa atau mahasiswa dapat mengisi kartu rencana studi, melihat hasil belajar, memberikan penilaian terhadap dosen, melihat informasi beasiswa, dan informasi akademik lainnya.
5. Outsourcing (menggunakan jasa lain untuk membantu melakukan aktivitas pendidikan).
Lembaga pendidikan dalam menjalankan aktivitasnya tidak terlepas dari berbagai keterbatasannya, baik keterbatasan sumber daya manusia, modal, maupun sarana prasarana. Maka, jika lembaga pendidikan tidak memiliki tenaga ahli untuk memperbaiki atau memelihara peralatan kantor, dapat digunakan perusahaan jasa di bidang pemeliharaan alat-alat kantor, seperti komputer.
6. Membangun Citra Lembaga Pendidikan (Image Building)
Lembaga pendidikan yang sama maupun lembaga lain yang dapat menunjang kelancaran aktivitas lembaga pendidikan tersebut. Salah satunya adalah bagaimana meningkatkan citra lembaga pendidikan, terutama di era globalisasi.
7. Operasi bersama (Joint Operation)
Operasional yang dilakukan bersama-sama antar lembaga pendidikan baik antar lembaga pendidikan formal, maupun antara lembaga pendidikan formal dan nonformal, untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada para pengguna jasa.
8. Aliansi Strategis (strategic Alliances)
Merupakan bentuk kerja sama antara beberapa pendidikan untuk tujuan yang bersifat umum dan jangka panjang. Misalnya aliansi antar situasi bagi lembaga-lembaga pendidikan swasta atau perguruan tinggi swasta untuk jurusan tenaga kependidikan baik sekolah tinggi keguruan maupun fakultas keguruan
D. Teknologi Informasi sebagai Aset Jangka Panjang Lembaga Pendidikan
Kecepatan perkembangan teknologi informasi sangat tinggi seringkali menyulitkan lembaga pendidikan untuk menyusun strategi untuk mempertahankan eksistensinya dalam jangka waktu yang panjang. Setidaknya ada tiga kunci utama yang mendukung teknologi informasi untuk dijadikan aset lembaga pendidikan dalam jangka panjang, yaitu :
1. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia disini adalah para staf penanggung jawab perencanaan dan pengembangan teknologi informasi pada sebuah lembaga pendidikan. Faktor SDM yang menjadi staf pengembangan teknologi informasi pada lembaga pendidikan harus memiliki tiga dimensi berikut.
• Keahlian teknis sumber daya manusia sangat dibutuhkan dalam dunia pendidikan, mengingat perkembangan teknologi informasi yang terjadi.
• Pengetahuan mengenai dunia pendidikan biasanya diperoleh dari hasil interkasi antar SDM yang terlibat dalam dunia pendidikan, dan mengethaui proses operasional lembaga pendidikan yang menggunakan bantuan teknologi informasi serta kemungkinan untuk meningkatakan nilai tambah bagi lembaga pendidikan tersebut.
• Orientasi pada pemecahan masalah. Hal ini tidak terbatas pada karakteristik SDM secara tradisional yang hanya terpaku pada tugas tugas rutin saja, akan tetapi, SDM yang dibutuhkan cenderung merupakan kumpulan orang yang selalu berpikir kritis dan kreatif dalam memecahkan masalah yang terjadi pada lembaga pendidikan
Dengan demikian, para staf tersebut benar-benar bertanggung jawab terhadap pengoperasian teknologi informasi, memiliki kompetensi untuk memecahkan masalah yang dihadapi lembaga pendidikan sehari-hari, dan selalu mencari kesempatan mengguanakan teknologi informasi untuk kemajuan lembaga pendidikan tersebut. Melalui kombinasi aktifitas seperti pelatihan, pengalaman bekerja, kemampuan manajerial, dan kepemimpinan yang berkualitas, staf teknologi informasi tersebut akan memiliki pengetahuan dan kompetensi yang dibutuhkan.
2. Teknologi
Seluruh infrastruktur teknologi informasi, termasuk perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) dipergunakan secara bersama-sama dalam proses operasional lembaga pendidikan karena merupakan tulang punggung terciptanya sistem yang terintegrasi, dengan biaya yang relatif terjangkau, untuk biaya oprasional, pengembangan, maupun biaya pemeliharaan, dalam jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang lembaga pendidikan harus mengembangkan infrastrukturnya, pada akhirnya, sistem informasi yang di hasilkan akan memiliki potensi yang dapat di percaya (Reliable), akurat (accurate), dan konsisten (consistent) akan dijadikan panduan pengembangan teknologi informasi yang di bangun sejalan dengan strategi pengembangan lembaga pendidikan
3. Relasi
Relasi yang dimaksud dalam hal ini adalah hubungan teknologi informasi dengan pihak manajemen lembaga pendidikan sebagai pengambil keputusan (decision maker). Menjalin suatu relasi berarti membagi resiko dan tanggung jawab. Dalam mewujudkan relasi ini harus didukung oleh pimpinan tertinggi dari lembaga pendidikan sehingga akan bertanggung jawab pada aplikasi teknologi informasi yang berorientasi terhadap proses bukan berdasarkan fungsi organisasi. Disamping itu, pimpinan tertingi lembaga pendidikan diharapkan mampu memutuskan skala prioritas pengembangan dan implementasi dari teknologi informasi berdasarkan skala kepentingan lembaga pendidikan, serta harus dituangkan dalam cetak biru (blueprint) panduan perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen pendidikan.[7]
III. Penutup
Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari paparan di atas antara lain sebagai berikut:
1. Era baru dalam sistem informasi manajemen menuntut adanya reformasi pendidikan yang berkaitan erat dengan sistem informasi yang dibutuhkan dalam pengembangan dunia pendidikan.
2. Teknologi informasi telah menjadi salah satu alat untuk meningkatkan efesiensi aktifitas operasional lembaga pendidikan. Penggunaan perangkat teknologi informasi yang tepat dapat mendorong keunggulan lembaga pendidikan dengan lembaga pesaing lainnya.
3. Menciptakan keunggulan bersaing lembaga pendidikan dengan pembentukan jaringan komunikasi antar lembaga pendidikan untuk meningkatkan efesiensi dan efektivitas, yaitu melalui jaringan internet, internal dan ekternal
4. Tiga kunci utama yang mendukung teknologi informasi untuk dijadikan aset lembaga pendidikan dalam jangka panjang yaitu sumber daya manusia, teknologi dan relasi
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2001
Davis, Gordon B. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo, 1998
Putra, Syopiansyah Jaya & Subiyakto, Aang, Pengantar Sistem Informasi, Jakarta:UIN Jakarta Press, 2006
Rochaety, Ety, dkk, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara, 2006
Sarwono, Sarlito W, Psikologi Remaja, Jakarta: Raja Grafindo, 2010
[2] Hamzah B. Uno dan Nina Lamatenggo, TeknologiKomunikasi dan Informasi Pembelajaran, Jakarta: Bumi Aksara, 2011, 106
[4] Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo, 1998, xiii
[6]Syopiansyah Jaya Putra, dan A’ang Subiyakto, Pengantar Sistem Informasi, Jakarta:UIN Jakarta Press, 2006, 126.
No comments:
Post a Comment